Procedimientos de auditoria para el estudio y evaluación de la función de auditoria interna.
El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma
de ejecución del trabajo Que requiere Que: "El auditor debe efectuar un estudio y evaluación
adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de
confianza que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria".
El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditor establecer una
relación específica entre la calidad del control interno de la entidad y la naturaleza, alcance y
oportunidad de las pruebas de auditoria. Por otra parte, el auditor deberá comunicar las
debilidades o desviaciones al control interno del cliente que son definidas en este boletín
como situaciones a informar.
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos
de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos:
a) El ambiente de control.
b) La evaluación de riesgos.
e) Los sistemas de información y comunicación.
d) Los procedimientos de control.
e) La vigilancia.
La división del control interno en cinco elementos proporciona al auditor una estructura útil
para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad en la auditoría. Sin embargo,
esto no necesariamente refleja cómo una entidad considera e implementa su control interno;
asimismo, la primera consideración del auditor se refiere a cómo un control específico afecta
las aseveraciones en los estados financieros más que su clasificación en uno de los
elementos de control interno, antes mencionados, en particular.
A) Ambiente de control
El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las políticas
y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
Estos factores
son los siguientes:
a) Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos:
El hecho de que una entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende
fundamentalmente de la actitud y las medidas de acción que tome la administración que
de cualquier otra cosa. SI el compromiso para ejercer un buen control interno es deficiente,
seguramente el ambiente de control será deficiente. La efectividad del control interno
depende en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña,
administra y vigila el control interno de la entidad.
b) Estructura de organización de la entidad:
Si el tamaño de la estructura de la organización no es apropiado para las actividades
de la entidad, o el conocimiento y la experiencia de los gerentes y personal clave no es la
adecuada, puede existir un mayor riesgo en el debilitamiento de los controles.
c) Funcionamiento del consejo de administración y sus comités:
Las actividades del consejo de administración y otros comités pueden ser importantes
para fortalecer los controles, siempre y cuando éstos sean participativos y sean independientes
de la Dirección.
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad:
Es importante que la asignación de autoridad y responsabilidad esté acorde con los
objetivos y metas organizacionales, y que éstos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo
las autorizaciones para cambios en políticas o prácticas.
e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento a!
cumplimiento de las políticas Y procedimientos, Incluyendo la función de
auditoria interna:
El grado de supervisión continua sobre la operación que lleva a cabo la Administración,
da una evidencia importante de si el sistema de control Interno está funcionando
adecuadamente y de si las medidas correctivas se realizan en forma oportuna.
f) Políticas y prácticas de personal:
La existencia de políticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y
compensar a los empleados, así como la existencia de códigos de conducta u otros
lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control.
g) Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad.
La existencia de canales de comunicación con dientes, proveedores y otros entes
externos que permitan informar o recibir información sobre las normas éticas de la entidad
o sobre cualquier cambio en las necesidades de la misma, así como el seguimiento a
dichas comunicaciones, fortalecen los controles de una entidad.
La calidad del ambiente de control es una clara indicación importancia que la
Administración de la entidad le da a los controles establecidos.
B) Evaluación de riesgos
Una evaluación de riesgos de una entidad en la información financiera es la
identificación, análisis y administración de riesgos relevantes en la preparación de estados financieros que pudieran evitar que éstos estén razonablemente presentados de acuerdo a
los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados o cualquier otra base de
contabilidad aceptada. Por ejemplo, la evaluación de riesgos puede contemplar cómo la
entidad considera la posibilidad de transacciones no registradas cómo identifica y analiza
estimaciones o provisiones limites en los estados financieros.
Los riesgos relevantes a
emisión de reportes financieros confiables, también se refieren a eventos o transacciones
específicas.
Riesgos relevantes a la información financiera incluyen eventos o circunstancias
externas e internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el registro,
procesamiento, agrupación o reporte de información, consistente con las aseveraciones de
la Administración en los estados financieros.
Estos riesgos podrán surgir o cambiar,
derivado de circunstancias como las que se mencionan a continuación:
o Cambios en el ambiente operativo: Cambios en reglas o en la forma de realizar las
operaciones pueden resultar en diferentes presiones competitivas y, por lo tanto, en
riesgos diferentes.
o Nuevo personal: El nuevo personal puede tener un enfoque diferente con relación al
control interno.
o Sistemas de información nuevos o rediseñados: Cambios significativos y rápidos en
los sistemas de información pueden cambiar el riesgo relativo aI control interno.
o Crecimientos acelerados: Un crecimiento acelerado en las operaciones puede
forzar demasiado los controles y crear el riesgo de que éstos no se lleven a cabo o
se ignoren.
o Nuevas tecnologías: La Incorporación de nuevas tecnologías dentro de los
procesos productivos o los sistemas de información pueden cambiar los riesgos
asociados con el control interno.
o Nuevas líneas, productos o actividades: El Incorporarse en negocios o
transacciones en donde la entidad tiene poca experiencia, puede crear nuevos
riesgos asociados con el control Interno.
o Reestructuraciones corporativas: Las reestructuraciones pueden estar
acompañadas de reducción de personal y cambios en la supervisión y segregación
de funciones, que pueden traer cambios en los riesgos asociados con el control
interno.
o Cambios en procedimientos contables: La adopción de un nuevo pronunciamiento
contable o un cambio en los ya existentes, puede afectar los riesgos relacionados
con la preparación de los estados financieros.
o Personal con mucha antigüedad en el puesto: Una persona con mucha antigüedad
en el puesto puede ignorar los controles por exceso de confianza, inercias o vicios
adquiridos.
o Operaciones en el extranjero: La expansión o adquisición de operaciones en el
extranjero, crean nuevos riesgos que pueden impactar el control interno, por
ejemplo, cambio en los riesgos considerados en las operaciones en moneda
extranjera.
El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente de los procesos de evaluación de
riesgos de la entidad, con el objeto de conocer como la Administración considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de los informes financieros y qué acciones está
tomando para minimizar esos riesgos. Este entendimiento debe incluir en adición a lo
mencionado anteriormente, un conocimiento de cómo la Administración estima los riesgos,
cómo mide la probabilidad de ocurrencia de los mismos y cómo los relaciona con los
estados financieros. La administración puede iniciar planes o acciones para mitigar riesgos
específicos o puede decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo
u otras consideraciones.
La evaluación de riesgos de la entidad difiere de la consideración de riesgos de
auditoria que realiza el auditor en una auditoría de estados financieros. El propósito de la
evaluación de riesgos de la entidad es el de identificar, analizar y administrar riesgos que
pueden afectar los objetivos de la entidad, en cambio en una auditoria de estados
financieros, el auditor identifica los riesgos y califica los riesgos inherentes y de control para
evaluar la probabilidad de que un error significativo pueda existir en los estados
financieros (ver Boletín 303O, Importancia relativa y riesgo de auditoria).
C) Los sistemas de información y comunicación
Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes financieros,
los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los métodos y registros establecidos
para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de
las operaciones que realiza una entidad económica. La calidad de los sistemas
generadores de información afecta la habilidad de la gerencia en tomar las decisiones
apropiadas para controlar las actividades de la entidad y preparar reportes financieros
confiables y oportunos.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y
registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios
establecidos por la Administración.
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que
permita su adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros
Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones
y responsabilidades relativas al control interno de los informes financieros, por lo que el
auditor debe obtener un entendimiento de las formas que la entidad utiliza para informar
las funciones, responsabilidades y cualquier aspecto importante con relación a la
información financiera.
D) Los procedimientos de control
Los procedimientos y políticas que establece la Administración y que proporcionan una
seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos
específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control, no necesariamente significa
que éstos estén operando efectivamente. El auditor debe evaluar la manera en que la
entidad ha aplicado las políticas y procedimientos, su uniformidad de aplicación, qué
persona las ha llevado a cabo y, finalmente, basado en dicha evaluación, concluir si están
operando efectivamente.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones. También
pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control, de la
evaluación de riesgos y de los sistemas de Información y comunicación. Atendiendo a su
naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones. .
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar
los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran
sido identificados por los procedimientos de control preventivos.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:
a) Debida autorización de transacciones así como de actividades.
b) Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades.
c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto
registro de las operaciones.
d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
e) Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada valuación de
las operaciones registradas.
E) La vigilancia
Una importante responsabilidad de la Administración es la de establecer y mantener
los controles internos, as! como el vigilarlos, con objeto de identificar si éstos están
operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del
tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de control en
forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea necesario. Este
proceso se lleva a cabo a través de actividades en marcha (en el momento que se llevan a
cabo las operaciones normales), evaluaciones separadas o por la combinación de ambas.
La existencia de un departamento de auditoria Interna o de una persona que realice
funciones similares, contribuye en forma significativa en el proceso de vigilancia. Este
proceso debe incluir el uso de información o comunicaciones pertenecientes a entidades
externas como pueden ser cartas donde los clientes se quejan o un registro de
comentarios, los cuales pueden indicar problemas o subrayar áreas donde se necesita
mejorar. También la Administración, podrá considerar comunicaciones de los auditores
externos relativas al control interno dentro de las actividades de vigilancia.
El auditor debe obtener un entendimiento de los tipos de actividades que la entidad
lleva a cabo para vigilar el adecuado funcionamiento del control Interno sobre la
información financiera, incluyendo cómo esas actividades son utilizadas para Iniciar
acciones correctivas y. en el caso de que requiera evaluar la función del departamento de
auditoria interna, deberá aplicar los procedimientos establecidos en Procedimientos de auditoria para el estudio y evaluación de la función de auditoria interna
de esta misma Comisión.
FUENTE:
- http://www.perucontadores.com/boletines/3050estudiocontrolinterno.pdf
